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Irving Oil Corporation Politique sur la protection des renseignements personnels
Introduction

IRVING OIL CORPORATION ("IRVING OIL") s'engage à intégrer des pratiques équitables visant le traitement des renseignements personnels confiés par ses clients et les personnes avec lesquelles elle fait affaire dans le cadre de son exploitation.

La présente Politique sur la protection des renseignements personnels énonce les principes et les lignes directrices qui gouvernent la manière dont IRVING OIL doit se comporter afin d'assurer la confidentialité des renseignements personnels de ses clients et d'autres personnes qui ont été recueillis, utilisés ou communiqués dans le cadre de son exploitation.

L'objectif de IRVING OIL vise à promouvoir des pratiques responsables et transparentes relativement à la gestion des renseignements personnels conformément aux dispositions de la Loi sur la Protection des renseignements personnels et les documents électroniques et à la législation provinciale applicable relative aux renseignements personnels.

La présente politique sur la protection des renseignements personnels intègre les dix principes directeurs de la norme de l'Association canadienne de normalisation (CAN/CSA-Q830-96), intitulé Code type sur la protection des renseignements personnels, publié en mars 1996 comme norme nationale du Canada. Elle intègre également les dispositions de la Partie 1 de la Loi sur la Protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, ch. 5.

PORTÉE DE LA PRÉSENTE POLITIQUE
La présente politique s'applique au groupe d'entreprises et d'entités commerciales de IRVING OIL énumérées à l'Annexe « A » ci-jointe. Aux fins de l'application de la présente politique sur la protection des renseignements personnels, IRVING OIL comprend les unités commerciales et les filiales énumérées à l'Annexe « A » ci-jointe.

Pour l'application de la présente politique sur la protection des renseignements personnels, le terme « renseignements personnels » signifie les renseignements personnels relatifs à un client ou client potentiel de IRVING OIL ou autres personnes avec lesquelles IRVING OIL fait affaire dans le cadre de son exploitation. Les renseignements personnels sur les clients de IRVING OIL comprennent les suivants : renseignements relatifs aux services rendus au client et à la facturation, dossiers de facturation et de paiement, antécédents en matière de crédit, acquisition d'équipement et dossiers de paiement, demandes de crédit et relevés relatifs au crédit, correspondance ou enregistrements visant les demandes de renseignements et problèmes ou plaintes relatifs au service. La définition d'un client est établie dans la section ci-dessous intitulée Définitions.

La présente politique sur la protection des renseignements personnels ne s'applique pas aux renseignements personnels relatifs aux employés de IRVING OIL ni aux renseignements relatifs à l'entreprise ou aux clients commerciaux.

- DÉFINITIONS
  Collecte - l'emmagasinage, l'acquisition, l'enregistrement ou l'obtention de renseignements provenant de toute source, y compris les tiers, par n'importe quel moyen.
  Consentement - accord volontaire visant la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels à des fins déterminées. Le consentement est formel ou tacite et provient directement de l'intéressé ou de son représentant autorisé. Le consentement formel peut être oral, électronique ou par écrit mais il est toujours sans équivoque et ne requiert aucune déduction de la part de IRVING OIL. Le consentement tacite est raisonnablement déduit à partir de l'action ou de l'inaction de la personne.
  Client - une personne qui obtient ou utilise, ou fait une demande en vue d'obtenir ou d'utiliser, les produits et services de IRVING OIL, en tant que client résidentiel ou client potentiel.
  Communication - divulgation de renseignements personnels à une entité commerciale constituée séparément de IRVING OIL ou d'un tiers qui n'est pas un fournisseur de services auprès de Irving Oil.
  Renseignement personnel - tout renseignement concernant une personne identifiable, à l'exclusion du nom et du titre d'un employé d'une organisation et des adresse et numéro de téléphone de son lieu de travail.
  Tiers - une personne ou une organisation non liées à IRVING OIL, autre qu'un fournisseur de services auprès de IRVING OIL.
  Utilisation - le traitement, la manipulation et la gestion de renseignements personnels par les entités commerciales de IRVING OIL et au sein de ces dernières.
 
- SOMMAIRE DES PRINCIPES
  Principe 1 - Responsabilité
IRVING OIL est responsable des renseignements personnels qui relèvent d'elle, y compris les renseignements personnels communiqués à des tiers aux fins de traitement. IRVING OIL a désigné une personne qui s'assurera du respect des principes énoncés à la présente politique.
  Principe 2 - Détermination des finalités relatives à la collecte de renseignements personnels
IRVING OIL déterminera les finalités pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis préalablement ou au moment de la collecte.
  Principe 3 - Consentement
IRVING OIL doit obtenir le consentement des personnes préalablement ou au moment de la collecte, de l'utilisation ou de la communication de renseignements personnels, sauf dans le cas où il est interdit ou autorisé en vertu de la loi. IRVING OIL doit déployer tous les efforts raisonnables au moment de l'obtention du consentement afin d'assurer que les personnes comprennent la manière dont les renseignements personnels seront utilisés et communiqués par IRVING OIL.
  Principe 4 - Limitation de la collecte des renseignements personnels
IRVING OIL ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins qu'elle détermine. IRVING OIL doit procéder à la collecte de renseignements personnels de façon licite et honnête.
  Principe 5 - Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels
IRVING OIL ne doit utiliser ou communiquer les renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige ou ne le permette. On ne conservera les renseignements personnels qu'aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités déterminées.
  Principe 6 - Exactitude des renseignements personnels
IRVING OIL will keep personal information as accurate, complete and up-to-date as necessary for the purposes for which it is to be used.
  Principe 7 - Mesures de sécurité relatives aux renseignements personnels
IRVING OIL assure que les renseignements personnels seront aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont recueillis.
  Principe 8 - Transparence visant les politiques et les procédures
IRVING OIL doit protéger les renseignements personnels à l'aide de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
  Principe 9 - Accès aux renseignements personnels
Sur demande par écrit et sous réserve des dispenses prévues par la loi, IRVING OIL doit informer le client de l'existence de renseignements personnels le concernant, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. La personne concernée pourra contester l'exactitude et l'état complet des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.
  Principe 10 - Contestation
Tout client de IRVING OIL doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la personne chargée de les faire respecter au sein de IRVING OIL.
 
- ÉLÉMENTS RELATIFS À LA politique SUR LA Protection des renseignements personnels
  Principe 1 - RESPONSABILITÉ
IRVING OIL est responsable des renseignements personnels qui relÐvent d'elle, y compris les renseignements personnels communiqués à des tiers aux fins de traitement.
    Le mandataire des questions relatives à la protection des renseignements personnels doit assurer le respect de la présente politique, quoique d'autres personnes au sein de IRVING OIL soient responsables de la collecte et du traitement quotidiens des renseignements personnels et ces personnes sont susceptibles d'être sommées à agir au nom du mandataire.
    IRVING OIL affichera, à l'interne, les noms des personnes qu'elle désigne pour assurer le respect de la présente politique et ces noms seront disponibles sur toute demande provenant de l'extérieur.
    IRVING OIL doit recourir à des moyens contractuels ou autres afin de protéger les renseignements personnels communiqués aux fournisseurs de services aux fins de traitement, par exemple les services commerciaux.
    IRVING OIL doit établir des politiques et des pratiques afin de mettre en application la présente politique, y compris :
    l'établissement de procédures afin de protéger les renseignements personnels et d'assurer le respect de la présente politique sur la protection des renseignements personnels;
    l'établissement de procédures visant la réception de plaintes et de demandes de communications et les réponses à ces dernières;
    la formation du personnel pour qu'ils comprennent et respectent les politiques et les pratiques;
    la vulgarisation d'informations publiques pour éclaircir les politiques et les pratiques de IRVING OIL.
  Principe 2 - DÉTERMINATION DES FINALITÉS RELATIVES À LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
IRVING OIL déterminera les finalités pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis, utilisés et communiqués préalablement ou au moment de la collecte.
    IRVING OIL recueille, utilise et communique les renseignements personnels aux fins suivantes :
    l'établissement et la gestion des comptes clients pour les services énergétiques des secteurs commercial et résidentiel, le parc automobile, les services de vente au détail dans les dépanneurs et dans les domaines de relations continues, les produits et services liés à l'essence et autres produits et services au détail, ainsi que l'approvisionnement assuré de ces produits et services;
    de rapports de solvabilité et d'antécédents en matière de crédit aux fins de l'évaluation des demandes de crédit ou des défaillances de paiements aux comptes lorsque le crédit est accordé par l'entremise des services énergétiques des secteurs commercial et résidentiel, du parc automobile et des services de vente au détail dans les dépanneurs;
    recouvrement des paiements de comptes non réglés;
    compréhension relative aux besoins et aux préférences de la clientèle et l'élaboration et l'amélioration des produits et services;
    la commercialisation des produits et services si les clients choisissent de participer;
    respect des exigences juridiques;
    la réponse aux demandes de communication, y compris les demandes reçues par téléphone au centre de service à la clientèle ou au moyen du site Web de IRVING OIL.
    IRVING OIL ne doit communiquer des renseignements de nature délicate (tels que toute information relative aux données financières du client) à un tiers ni partager des renseignements de nature délicate avec ses entités commerciales aux fins de commercialisation. Les clients ont le droit de se soustraire à l'utilisation ou à la communication de leurs renseignements personnels par les entités commerciales de IRVING OIL, ou destinés à ces dernières ou à des tiers, aux fins de commercialisation (voir l'article 3.3.7 ci-dessous).
    Au moment de la collecte des renseignements personnels, l'intéressé est avisé de l'objectif pour lequel les renseignements personnels sont recueillis. La personne peut à tout moment interroger la façon dont ses renseignements personnels sont utilisés et recevoir une explication.
    Si IRVING OIL a l'intention d'utiliser ou de communiquer les renseignements personnels pour des raisons non précisées préalablement, le nouvel objectif doit être déterminé avant l'utilisation à de nouvelles fins. À moins que le nouvel objectif soit exigé ou permis par la loi, le consentement de la personne est nécessaire avant que les renseignements personnels ne soient utilisés ou communiqués à ces fins.
  Principe 3 - CONSENTEMENT
IRVING OIL doit obtenir le consentement des personnes préalablement ou au moment de la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels, sauf s'il est inopportun de le faire. IRVING OIL doit déployer tous les efforts raisonnables au moment de l'obtention du consentement afin d'assurer que les personnes comprennent la manière dont les renseignements personnels seront utilisés et communiqués par IRVING OIL.
    Tous les cas dans lesquels IRVING OIL a le droit de recueillir, d'utiliser et de communiquer les renseignements personnels sans la connaissance et le consentement d'une personne doivent être conformes aux dispositions établies ou permises en vertu de la loi.
    Par exemple, IRVING OIL peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels relatifs à une personne s'il est manifestement dans l'intérêt de l'intéressé et que le consentement ne peut être obtenu auprès de celui-ci en temps opportun, par exemple lorsque l'intéressé est gravement malade ou frappé d'incapacité ou dans un cas d'urgence visant une menace de mort ou une atteinte à sa santé ou à sa sécurité.
    IRVING OIL doit déployer tous les efforts raisonnables afin d'assurer que l'intéressé est avisé des fins précises auxquelles les renseignements personnels seront utilisés ou communiqués. Les objectifs doivent être établis de façon à être raisonnablement compris par l'intéressé.
    En général, IRVING OIL doit demander le consentement aux fins d'utilisation et de communication des renseignements personnels au même moment qu'elle recueille ces renseignements. Cependant, IRVING OIL peut demander le consentement d'utiliser et de communiquer les renseignements personnels après que ces derniers ont été recueillis mais il doit le faire avant qu'ils soient utilisés ou communiqués à de nouvelles fins.
    IRVING OIL n'exige le consentement des personnes relativement à la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels, comme condition d'offre de renseignements ou de services à l'intéressé, que si une telle collecte, utilisation ou communication est nécessaire pour fournir les renseignements ou les services.
    Afin de déterminer la méthode de consentement appropriée, IRVING OIL doit considérer la nature délicate des renseignements personnels et les attentes raisonnables de ses clients relativement aux objectifs visant l'utilisation ou la communication des renseignements personnels par IRVING OIL.
    Le client peut rétracter son consentement en tout temps, sujet aux restrictions juridiques ou contractuelles et suivant le dépôt d'un avis dans un délai raisonnable. Les clients peuvent communiquer avec IRVING OIL pour de plus amples renseignements concernant les incidences relatives à la rétraction de leur consentement.
    Les clients ou les personnes peuvent se soustraire au consentement ou refuser de consentir à l'utilisation ou à la communication de leurs renseignements personnels aux fins de commercialisation en communiquant avec le centre de service à la clientèle au 1 800 IRVING-1.
  Principe 4 - LIMITATION DE LA COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
IRVING OIL ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins qu'elle détermine. IRVING OIL doit procéder à la collecte de renseignements personnels de façon licite et honnête.
  Principe 5 - LIMITATION DE L'UTILISATION, DE LA COMMUNICATION ET DE LA CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
IRVING OIL ne doit utiliser ou communiquer les renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige ou ne le permette. On ne conservera les renseignements personnels qu'aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités déterminées.
    IRVING OIL maintient une politique de conservation des dossiers qui établit la durée d'emmagasinage. Tous les renseignements personnels ne sont accessibles que par l'entremise du personnel de IRVING OIL ou des fournisseurs de services qui doivent accéder à ces renseignements dans le cadre de leur travail ou de l'offre de leurs services.
    IRVING OIL détruit les renseignements, les supprime ou les revêt d'un caractère anonyme lorsqu'ils ne sont plus nécessaires aux fins déterminées.
  Principe 6 - PRÉCISION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les renseignements conservés par IRVING OIL doivent être exacts, complets et à jour tels que nécessaires aux fins d'usage déterminé.
    Les renseignements personnels doivent être suffisamment exacts, complets et à jour afin d'éviter que des renseignements inappropriés soient utilisés au cours de la prise de décision concernant une personne.
    IRVING OIL doit mettre à jour quotidiennement les renseignements personnels relatifs aux clients, lorsque nécessaire, afin d'atteindre les objectifs déterminés par la présente politique, ou à la demande de la personne.
  Principe 7 - MESURES DE SÉCURITÉ RELATIVES AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
IRVING OIL doit protéger les renseignements personnels à l'aide de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
    IRVING OIL doit protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, y compris l'accès non autorisé, la divulgation, la reproduction, l'usage ou la modification, nonobstant l'état dans lequel ils sont conservés, en ayant recours à des mesures de sécurité adéquates.
    IRVING OIL doit protéger les renseignements personnels, transférés aux tiers qui lui fournissent des services, par l'entremise de mesures contractuelles ou autres ententes en stipulant la confidentialité des renseignements et en restreignant les objectifs pour lesquels les renseignements sont destinés et interdisant la communication à des tiers sous réserve de la présente politique sur la protection des renseignements personnels.
    IRVING OIL doit sensibiliser ses employés à l'importance de conserver la confidentialité des renseignements personnels.
    IRVING OIL doit disposer des renseignements personnels de façon à empêcher les parties non autorisées à accéder aux renseignements.
  Principe 8 - TRANSPARENCE VISANT LES POLITIQUES ET LES PROCÉDURES
IRVING OIL doit mettre à la disposition de quiconque en fait la demande des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels.
    IRVING OIL doit agir franchement relativement à ses politiques et pratiques concernant la gestion des renseignements personnels. Les personnes seront en mesure de recevoir des renseignements relatifs à ses politiques et procédures à des coûts minimes et en déployant peu d'efforts. Ces renseignements seront disposés de façon généralement compréhensible.
    Les renseignements fournis par IRVING OIL comprennent les suivants :
    le nom, le titre et l'adresse du responsable des politiques et procédures de IRVING OIL et le nom de la personne à laquelle les plaintes et les demandes de communication doivent être adressées;
    les moyens d'accès aux renseignements personnels conservés par IRVING OIL;
    une description des types de renseignements personnels conservés par IRVING OIL, y compris un résumé général de l'usage visant l'accès à la présente politique sur la protection des renseignements personnels;
    un exemplaire de toute documentation décrivant les politiques sur les renseignements personnels, les normes ou les codes.
  Principe 9 - ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Sur demande par écrit et sujet aux dispenses prévues par la loi, IRVING OIL doit informer les personnes de l'existence de renseignements personnels les concernant, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et leur permettre de les consulter. La personne concernée pourra contester l'exactitude et l'état complet des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.
    Sur demande par écrit, IRVING OIL doit aviser l'intéressé si elle conserve des renseignements personnels à son égard et elle doit indiquer la source d'où proviennent ces renseignements, dans la mesure du possible. Si IRVING OIL possède de tels renseignements, elle accordera le droit à l'intéressé ou à l'employé d'y accéder. De plus, IRVING OIL fournira un compte rendu de l'usage qu'elle fait, ou qu'elle a déjà fait, de ces renseignements ainsi que les noms des tiers, le cas échéant, auxquels ils ont été communiqués.
    IRVING OIL peut demander à une personne ou à un employé de fournir des renseignements suffisants afin de lui permettre d'établir un rapport relatif à l'existence, l'usage et la communication des renseignements personnels. Les renseignements fournis ne seront utilisés qu'à ces fins.
    Dans certains cas, IRVING OIL ne pourra donner accès à tous les renseignements personnels qu'elle conserve sur une personne. Par exemple, l'accès aux renseignements peut ne pas être accordé s'il est probable que des renseignements sur un tiers seraient révélés ou si la vie ou la sécurité d'une autre personne serait menacées. De plus, IRVING OIL n'a pas le droit d'accorder l'accès aux renseignements si la communication risque de révéler de l'information commerciale confidentielle, si les renseignements sont protégés par le secret professionnel qui lie un avocat à son client, si les renseignements ont été générés au cours de procédures de règlement des différends ou si les renseignements ont été recueillis relativement à des fins liées à une enquête sur la violation d'un accord ou la contravention du droit fédéral ou provincial. Si l'accès aux renseignements personnels ne peut être accordé, IRVING OIL doit indiquer les raisons justifiant son refus à un tel accès, sauf dans le cas où il lui serait interdit par la loi de le faire.
    IRVING OIL doit répondre à toute demande reçue d'une personne dans un délai raisonnable et à un coût minime ou gratuitement (pourvu que les débours effectués par IRVING OIL soient défrayés). Les renseignements demandés seront fournis dans un état généralement compréhensible.
    Lorsqu'une personne ou un employé conteste l'exactitude ou la complétude des renseignements personnels, IRVING OIL doit corriger, supprimer ou ajouter les renseignements, selon le cas. Lorsque approprié, les renseignements modifiés seront transmis à toute tierce partie qui dispose d'un accès aux renseignements en question.
    Lorsque la contestation de l'exactitude ou de la complétude des renseignements personnels ne sont pas résolues à la satisfaction de l'intéressé, les différends non résolus seront consignés au dossier de ce dernier. Au moment convenable, un rapport visant l'existence des différends non résolus sera transmis à toute tierce partie qui dispose de l'accès aux renseignements en question.
  Principe 10 - CONTESTATION
Le client a le droit d'adresser une contestation à IRVING OIL visant toute question de conformité en vertu de la présente politique au responsable désigné d'assurer le respect par IRVING OIL de la présente politique sur la protection des renseignements personnels.
    IRVING OIL doit établir des procédures afin d'accueillir les plaintes et les demandes de communication, et de répondre à ces dernières, concernant ses politiques et ses procédures relativement au traitement des renseignements personnels. Le procédé relatif au dépôt d'une plainte doit être facilement accessible et simple à utiliser. IRVING OIL doit exiger que le client dépose une plainte par écrit afin d'assurer l'exactitude et d'obtenir des précisions raisonnables.
    IRVING OIL doit enquêter sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée justifiée, IRVING OIL doit entreprendre les mesures correctives nécessaires, y compris la modification de ses politiques et procédures, s'il y a lieu.
    IRVING OIL doit aviser les personnes et les employés de l'existence de telles procédures lorsqu'ils déposent une plainte ou une demande relative aux procédures visant les plaintes.
    Pour de plus amples renseignements relatifs aux pratiques sur la protection des renseignements personnels ou pour déposer une plainte, veuillez communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels, a/s de Services juridiques, C.P. 1421, Saint John (Nouveau-Brunswick), E2L 4K1.
    Les personnes ont également recours au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, à l'adresse indiquée ci-dessous, s'ils sont d'avis que IRVING OIL n'a pas répondu de façon satisfaisante à leur plainte ou demande de communication.

 

Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
112 Kent Street Ottawa , Ontario
K1A 1H3
Téléphone : (613) 995-8210
Sans frais : 1-800-282-1376
Télécopieur : (613) 947-6850
(http://www.privcom.gc.ca/index_f.asp)

Pour consulter la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, veuillez consulter le site Web du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à l'adresse suivante : www.privcom.gc.ca.

LeCode type de la CSA est joint comme annexe 1 à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Pour commander des exemplaires du Code type sur la protection des renseignements personnels établi par la CSA, veuillez communiquer avec l'Association canadienne de normalisation au 178, boul. Rexdale, Etobicoke (Ontario), M9W 1R3.

ANNEXE "A" Irving Oil Limited - Entités commerciales

  • Depanneurs et vente au detail;
  • Service de flotte routiere Irving;
  • Relations publiques;
  • Services énergétiques résidentiels et commerciaux (SERC)
Filiales de Irving Oil Limited
  • Irving Aviation Services Limited;
  • Irving Energy Services Limited Services D'Energie Irving Limitee
  • Irving Fleet Services Limited;
  • S. Cunard & Company Limited
   
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